進捗の可視化ができていない

新規事業における進捗管理ができていないと考えている企業の方に向けて、その解決策を紹介しています。

新規事業で進捗管理が
うまくいかない理由

進捗管理がうまくいかない原因はひとつに限られず、さまざまな要因が絡み合ってプロジェクトの進行を妨げることがあります。しかし、これらの失敗要因を理解することで、進捗管理を改善する手がかりが得られます。

以下に、進捗管理に失敗する主な理由を詳しく見ていきましょう。

無理のある計画立案

プロジェクト開始時にスケジュールを策定し、「進捗管理表」や「線表」などをメンバーに共有することは重要です。

しかし、この段階で業務量や必要な人員、予想されるトラブルを考慮せずに計画を立てると、裏付けのない形式的なスケジュールとなり、プロジェクトの進行に悪影響を及ぼします。無理のあるスケジュール設定は進捗管理の失敗を招きます。

メンバー間の情報共有不足

チームで進めるプロジェクトでは、メンバー間の情報共有が欠かせません。チームメンバーの業務内容や進捗状況を互いに把握できていないと、進捗管理はうまく機能しません。

プロジェクトの進行中はメンバー同士が密に情報を共有し合い、互いの状況を常に把握しておくことが重要です。とくに、プロジェクトマネージャー（PM）は各メンバーの状況を詳細に把握し、必要に応じて計画を修正していく必要があります。

進捗状況を可視化できていない

プロジェクトが現在どのような状況にあるかを可視化できていないと、進捗管理に失敗するリスクが高まります。事前に定めた工程や目標に対して業務がどれだけ進んでいるのか、または遅れているのかを把握することが不可欠です。

これを怠ると、現在の工程だけでなく後の工程にも影響が及び、プロジェクト全体の遅れや品質低下を招くことになります。

軌道修正が行われない

プロジェクト進行中に不測の事態が発生し、進行が遅れることは珍しくありません。その際、PMなどプロジェクトのリーダーが各メンバーの状況を把握し、スケジュールの遅れなどの問題があれば、適切に軌道修正を行うことが重要です。

プロジェクトメンバー間で情報を共有し、進捗状況を可視化した上で、必要に応じてスケジュールを調整しましょう。小さな問題でも放置すれば大きな問題に発展する可能性があります。

新規事業で適切な
進捗管理を行うには？

作業プロセスや工程の可視化

プロジェクトにはさまざまな工程や作業プロセスが存在し、進捗管理を行うリーダーやマネージャーはそれぞれの工程を把握しておく必要があります。

理解していないと、進捗の遅れが発生した場合にプロジェクトにどの程度の影響が出るかを把握できず、正確な進捗管理が困難になるためです。

重要なのは、作業プロセスや工程を可視化することです。たとえば、システムの設計段階では要件定義や見積もりの作成、開発段階ではコーディングやテスト、導入段階では手順書の作成やシステム移行などの工程があります。

プロジェクトの規模に応じて、これらのタスクをさらに細分化することで、全体像を把握しやすくなります。

計画と現状のギャップを正確に把握する

進捗管理はプロジェクトメンバーからの報告を聞くだけでは足りません。計画と現状の間にどの程度のギャップが生じているかを正確に把握することが重要です。

進捗管理の頻度が高ければギャップを埋めやすくなりますが、報告の頻度が多すぎるとプロジェクトメンバーの負担が増す懸念もあります。

そこで、進捗に遅れが生じそうな場合には、プロジェクトメンバーから随時報告を上げてもらう対策が有効です。ただし、メンバーが作業の遅れを自分の責任と感じて自力で取り戻そうとしたり、リーダーやマネージャーに報告しづらいと感じるケースもあります。

こうした事態を防ぐためには、リーダーやマネージャーがプロジェクトメンバーと積極的にコミュニケーションを取り、些細なことでも気軽に相談できる雰囲気を作ることが重要です。

リカバリーの対策を講じる

進捗に遅れが生じた場合は、早急にリカバリーし、影響を最小限に抑える必要があります。リカバリーに必要な人員の数やその業務に必要なスキル、工数などを算出します。

リカバリーにはさまざまな方法があり、必ずしも最終納期を延長する必要はありません。プロジェクト全体の計画を見直したり、一時的に応援の人員を確保したりすることで、リカバリーに必要な工数を捻出できるケースもあります。

新規事業のプロセスを
熟知するエキスパートの解説